1 文件和文件的价值
GB/T19000标准中
文件由信息和承载媒介两个要素构成。文件可以呈任何媒体形式，如纸、电子媒介等。
文件的价值是传递信息、沟通意图、统一行动。文件的使用有助于：
1．满足顾客要求和质量改进；
2．提供适宜的培训；
3．重复性和可追溯性；
4．提供客观证据；
5．评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。
文件的形成和使用是一个过程，文件固然重要，但编制文件并不是最终目的，它应是一项增值的活动，建立一个文件化的质量管理体系并不要求将体系中所有过程和活动都形成文件，其多少和详略程度取决于组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以及满足质量管理体系要求所需证实的程度等等诸多因素。文件的目的是使质量管理体系的过程得到有效的运行和实施。文件只有在质量管理体系中得到具体应用和实施后，才能体现它的增值，否则只是一纸空文。
2 质量管理体系中使用的几种文件类型
在质量管理体系中通常会使用以下几种类型的文件：
1．描述质量方针与质量目标的文件
2．质量手册（GB/T19000标准中
3．形成文件的程序：提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件。
4．规范（GB/T19000标准中
5．指南：阐明推荐的方法或建议的文件。
6．质量计划（GB/T19000标准中
7．作业指导书：为某项活动的具体操作提供帮助指导信息的文件。
8．表格：规定收集或报告必要的信息的要求的文件。
9．记录（GB/T19000标准中
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