本程序旨在及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部相关信息，确保能源管理体系的有效运行。

 

　　2 范围

　　本程序适用于公司能源管理信息的处置及内、外部信息的沟通。

 

　　3 职责

　　3.1节能办负责信息交流工作的全面管理，并对能源信息进行分析、整理、研究，报能源管理负责人批准后发布；

　　3.2 各部门负责本部门能源管理范围内的信息交流和处置，并配合节能办做好公司能源信息交流、传递和处置工作。

　　4 工作程序

　　4.1 内部信息交流管理

　　4.1.1 内部信息交流的内容包括：

　　（1）正常信息，如：能源方针、目标、指标、监测检查记录；内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；

　　（2）不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；

　　（3）紧急信息，如突发能源、质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录；

　　（4）其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。

　　4.1.2 信息交流的方式：

　　（1）职工代表大会、工作会议、管理体系评审会议、业务系统工作会、生产调度会和能源管理例会等会议形式；

　　（2）形成文件的信息；

　　（3）公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议；

　　（4）在报纸、杂志、及简报等内部刊物上刊登的信息；

　　（5）发放调查表、征集建议书等；

　　（6）公司各部门与相关方的沟通；

　　（7）公司组织的各种相关活动。

 

　　4.1.3 内部信息收集与处理：

　　（1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，能源管理办公室按照程序文件规定传递方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果、更新法律法规等信息；

　　（2）不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不符合、纠正和预防措施程序》；

　　（3）紧急的能源信息由发现部门迅速传递给相关责任部门组织处理，可采用电话、传真等方式，详见　《应急准备与响应程序》；

　　（4）各部门、各单位要由专人分管信息交流工作，必要时对信息的接收传递、处理情况进行记录。

 

　　4.2 外部信息交流管理

　　4.2.1 外部信息交流的内容包括：

　　（1）节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈的信息；

　　（2）政策、法律法规、标准类信息，如节能法律法规、产业政策、节能标准等；

　　（3）相关方的信息及投诉等，相关方指合同方、供应方等；

　　（4）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关能源方面的信息。

 

　　4.2.2 外部信息的收集与处理

　　（1）节能办负责节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈信息的收集，并及时将结果传递给能源管理负责人，当监督、检查或监测结果出现不符合情况时，按照相应的《不符合、纠正和预防措施程序》处理；

　　（2）政策、法律法规、标准类信息，由各相关部门负责收集、整理、更新，节能办负责汇总、登记、存档；

　　（3）各部门从外部获取的其他类信息，与本部门有关的要及时解决或答复，涉及其他部门的，要及时传递给节能办，由节能办组织相关部门处理。

　　（4）本公司能源管理体系运行的有关信息向外部传递：由各责任部门以提出作业要求、建议报告以及发放宣传资料等方式向外传递。其中对于本公司重要能源管理的相关信息，由行政部通过按时填报相关报表、参加相关会议等方式与政府主管部门（发改委）进行交流。外部相关方就能源管理方面的建议和抱怨，责任部门要及时妥善处理，具体执行《纠正和预防措施控制程序》。

 

　　5 相关文件

　　5.1 《能源管理体系 要求》

　　5.2 《文件控制程序》

　　5.3 《记录控制程序》

　　5.4 《法律、法规及其它要求的识别评价程序》

　　5.5 《应急准备和响应程序》

　　5.6 《不符合、纠正和预防措施程序》

　　6 记录

　　6.1 信息交流日志

　　6.2 会议记录

　　7本文件编制：技术部

　　审核：  批准：

　　8本文件版次为BO版

　　9本文件发布日期：

　　实施日期：