对与能源管理体系有关的文件和资料进行控制，确保文件和资料的适宜性及有效性。

 

　　2范围

　　适用于与能源体系有关的所有文件和资料（含磁盘文件），包括管理性、技术性文件和资料也包括外来的原始文件。

 

　　3职责

　　技术部是文件控制的主管部门，负责编制能源管理手册，建立全公司受控文件清单并负责文件底稿的存档保管；

　　程序文件由有关职能部门组织人员编写。能源管理手册经总经理办公会评议，总经理批准发布，程序文件由能源管理负责人批准发布。

　　各部门负责主管区域内文件的编制、发放、评审和修改；

　　文件的使用部门和人员负责所用文件的妥善使用和保管。

 

　　4控制规定

　　4．1文件的分类和编号

　　能源管理体系文件按其来源分为内部文件和外来文件两类。

　　4．1．1内部文件，指本公司各责任部门制定的文件，具体分为：

　　1）能源管理手册，编号为Q/A-001；

　　2）程序文件，包括：标准规定建立的程序文件和其他程序文件，编号为Q/B-00*（其中*表示从1开始，下同）；

　　3）其他过程控制文件，包括：各部门内部岗位责任制、能源管理方案、各种管理规程（实施细则）、管理规定等规章制度。以上编号均为：

　　a) 工作标准（职位说明书）　　QFXX—1YY

　　b)技术标准类　　           　　　 QFXX—2YY

　　c) 管理标准类　            　　　　QFXX—3YY

　　d) 其它类　　            　　　　　QFXX—4**

　　f)记录：其编号为　　　　　　　QFXX—0YY，控制按《记录控制程序》执行。

　　说明：XX为单位代号；YY为该单位文件（记录）顺序号；为了使用方便和便于区分管理，其他类文件编号QSXX—4**，**内容可根据需要自行编制，不作具体要求，可以是该单位文件顺序号（如：QFQG—401,代表企划发展部月度工作计划的编号），也可以是体现文件内容的顺序编号（如：QFQG—4（TXBG）-2005.5-　　2,其中 QFQG—4（TXBG）代表企划发展部体系报告，2005.5代表2005年5月份，-2代表报告编号为2，也可以是其他编排方式。

 

　　4．1．2外来文件:主要指国家、地方及行业颁布的与能源管理有关的各种法律、法规和标准等。还包括顾客、供方及其他相关方提供的相关资料，编号采用原文件编号。

　　4．2文件的控制状态

　　4．2．1受控文件：指受到更改控制的文件。用于本公司内部使用和提供给第三方机构。

　　4．2．2非受控文件：指不受到更改控制的文件。主要用于提供给顾客。

　　4．3文件（指内部文件，下同）的标识

　　4．3．1文件封面必须明确标明文件名称、编号等重要信息。

　　4．3．2文件底稿中编制者、审核者和批准者必须由责任人手签；同时必须明确标明该文件版本号、发布日期和实施日期等重要信息。

　　4．3．3受控文件应在封面加盖“受控”印章，并注明分发号。

　　4．3．4文件的现行修订状态在封面以版次号表示，如A0、A1、A2、…；B0、B1、B2、…。其中A0表示该文件为A版的第0次修改稿（文件第一次发布，还未经过修改）；B2表示该文件为B版的第2次修改稿。

　　4．3．5文件历次更改情况的标识

　　利用《受控文件清单》中的“修改状态”栏进行标识。

　　4．4当文件每经过一次修改或换版，其版次号均要进行相应顺延更改。

　　4．5文件的编制、审核和批准实施

　　4．5．1能源管理手册由技术部编制，能源管理负责人审核，总经理批准实施。

　　4．5．2程序文件由主管部门编制，部门领导审核，主管公司级领导批准实施。

　　4．5．3其他文件中，跨部门使用的文件由各专业主管部门编制，部门领导审核，主管公司级领导批准实施；部门内部使用的文件，由本部门责任人员编制，部门领导审核并批准实施。

　　4．6文件的发放

　　4．6．1文件的编写部门填制《文件发放登记表》，确定发放范围，经部门领导审核确认后进行发放。发放时要经文件领取人签收。

　　4．6．2要确保各使用场所均能得到适用文件的有效版本。

　　4．6．3发放部门应将文件底稿移交技术部存档保管。移交时应填制《档案移交、接收登记表》。

　　4．7日常管理

　　4．7．1文件使用部门和使用者要妥善保管和使用所持有的文件，保持文件的整洁清晰，易于识别，并不得擅自复制或转借。

　　4．7．2使用过程中如发生丢失或损坏，使用者应填制《文件复领申请表》，经本部门领导审核后到文件原发放部门重新领取。

　　4．7．3技术部应建立全公司《受控文件清单》，各部门相应建立本部门《受控文件清单》，并及时登记。

　　4．8评审与修改

　　4．8．1能源管理手册和程序文件于每年的管理评审时对其符合性、适用性和可操作性进行一次评审。

 

　　其他文件由编写部门于管理评审后一个月内组织该文件的使用部门进行评审。

　　当出现以下情况之一时，文件的编制部门应立即进行文件评审：

　　a.文件编写的依据（如国家标准或其他文件）发生变化；

　　b.组织机构和职责权限发生变化；

　　c.生产工艺发生变化；

　　d.发生其他可能导致文件修改的变化。

　　4．8．2文件评审时，责任部门应填写《文件评审记录》。

　　4．8．3当评审结论为：需要对文件进行修改时，责任部门应填制《文件更改申请单》，写明具体修改内容，按本文件4.5条款规定报经主管领导审核、批准。

　　4．8．4文件修改的方式有三种：

　　a.通知单：适用于文件仅需修改别字、词、句，文件内容并无实质变动时；

　　b.换页修改：适用于文件内容需局部修改时；

　　c.换版：适用于文件需全面修订时。

　　4．8．5修改的实施

　　a.以“通知单”方式进行修改时，责任部门应将“通知单”发至文件的所有使用部门，部门文件管理人员应将“通知单”作为文件附页装订到本部门使用的所有受控文件中。

　　b.换页修改时，责任部门将修改后的文件页发放至文件使用部门，由部门文件管理员对本部门所使用的全部受控文件统一进行换页处理。并将收回的作废页全部交由责任部门销毁。

　　c.文件换版时，使用部门应交回全部旧版文件，同时领取新版文件，并重新签收。

　　4．9作废文件的处理

　　4．9．1所有作废文件必须加盖“作废”印章。以防误用。

　　4．9．2需保留的作废文件责任部门要单独存放。对不需保留的作废文件应及时填制《文件销毁登记表》经部门领导审核确认后，实施销毁。

　　4．10外来文件的管理

　　4．10．1外来文件包括：

　　1） 有关能源的国际公约。

　　2） 国家相关的能源法律、法规、标准及行政规章、制度。

　　3） 地方法规、标准及行政规章、制度。

　　4） 行业规定及标准。

　　5） 上级机关的标准、规定。

　　4．10．2 上述外来文件的获取、传达及更新具体执行《法律法规和其它要求获取及合规性评价控制程序》。

　　5相关文件

　　《记录控制程序》

　　《法律、法规及其它要求的识别控制程序》

　　6记录

　　《文件发放登记表》

　　《档案移交、接收登记表》

　　《文件复领申请表》

　　《受控文件清单》

　　《文件评审记录》

　　《文件更改申请单》

　　《文件销毁登记表》

　　《法规和其它要求登记表》