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审核经验
如何打通内审员任督二脉?
2016-12-20      来源:国家注册审核员网
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        内部质量管理体系审核是一种内部评价活动,这种评价是通过内审员的审核工作完成的。内审员的能力与素质如何,是影响一个组织内部质量管理体系审核效果的主要因素。

 

(一)内部审核员应具备能力

对审核过程的信心和达到其目标的能力取决于参与策划和实施审核的人员(包括审核员和审核组长)的能力,教育、工作经历、审核员培训、审核经历是体现审核员能力的四个方面。通常,内审员至少应获得过中专或高中以上学历;具备一定年限的工作经验和质量工作经历;接受过质量管理技术和质量管理体系标准与审核的培训;在具备一定经验的内审员带领下从事过审核工作。

 

作为一名内审员除应具有较好的语言、文字交流和沟通能力外,还应具备下列方面的知识和技能:

 

1.通用知识和技能:

——掌握审核原则、程序和审核方法,保证审核的生和系统性,理解与审核有关的各种风险;

——了解受审核方管理体系和引用文件,理解审核范围并运用审核准则;

——理解受审核方的组织概况,包括组织结构、业务、管理实践等;

——掌握适用的与受审核方审核范围相关的法律法规及要求。

 

2.特定领域和专业的知识和技能

——特定领域如ISO 9001:2015质量管理体系要求要求、原则及其运用;

——特定领域法律法规及专业知识要求;

——特定领域与专业有关的风险管理原则、方法和技术等。

审核员能力的评价可以从教育、培训、技能和经验方面进行评价。可能的评价方法包括,可能通过对记录的评审、反馈、面谈、观察、测试、审核后评价的方式进行。审核员能力评价的结果可为组织选择和培养审核员提供依据。

 

(二)内审员的作用和职责

一个组织的内部审核员中的大多数人,除肩负内部审核任务外,往往还是本组织质量管理体系建设的骨干。与外审员不同的是,内审员不仅要对质量管理体系的运行进行检查、判定,还需对本组织的质量管理体系建立和实施起参谋、纽带、内外部接口和带头作用。

 

1.对质量管理体系的运作起监督作用

质量管理体系运行需要持续地进行监督,才能及时发现问题并采取改进措施,这种连续监督主要是通过内部审核进行的,而内部审核的实施正是这支内审员队伍担当的。所以,从某种意义上来说,内审员对质量管理体系的有效运行起到监督员的作用。

 

2.对质量管理体系的保持和改进起参谋作用

在内部审核时,内审员发现某些不符合项,要求受审核部门及时采取措施,对不符合进行处置,消除产生不符合的原因。因此,他必须向受审核方解释为什么这是一项不符合项,这样对方才能针对不符合找出原因,采取措施。受审核部门考虑纠正措施时,内审员可以提出一些方向性意见供参考。当受审核部门纠正措施计划时,内审员应决定是否可以认可,并说明认可或不认可的理由。在纠正措施计划内审工作中,绝不仅仅是一个“裁判员”,还应为保持和改进质量管理体系想办法、出主意,成为一名优秀的“参谋”。

 

3.在质量管理体系运行过程中,在领导与员工之间起纽带作用

内审员在内审工作中与各部门的员工有着广泛的交流和接触,他们既可以收集员工对质量管理体系方面的要求和建议,通过审核报告向领导反映,也可以把领导层关于质量管理方面的方针、决策和意图向员工传达、解释和贯彻,起到一种沟通和联络的作用。内审员通过自己的“上传下达”的工作,生动具体地宣传贯彻质量管理体系要求,可以收到更具说服力和感染力的效果。

 

4.在第二方、第三方审核中起内外部接口的作用

内审员有时被派往供方去做第二方审核,在审核中贯彻本组织对供方的要求,同时也可了解供方的实际情况。当外部审核员来本组织进行审核时,内审员常担任联络员、陪同人员等,既能了解对方的审核要求、审核方式和方法,同时也可向对方介绍本组织的实际情况,因此起到了内外部接口作用。

 

5.在质量管理体系的有效实施方面起带头作用

内审员一般在组织的各部门都有自己的本职工作。因为其内审员的资格是经过一定的专门培训而获得的,他们又经常参加内审活动,因此他们对组织的质量管理体系的要求有更深刻的了解,更懂得应该如何做好自己的工作。所以内审员应以身作则,认真执行和贯彻质量管理体系中涉及自身工作的有关要求,在全体员工中起模范带头作用,成为贯彻实施质量管理体系的骨干。

 

内审员必须履行下列职责:

a)遵守有关的审核要求,并向受审核方准确传达和阐明审核要求;

b)参与制定审核活动计划,编制审核检查表,并按计划完成审核任务;

c)将审核发现整理成书面资料,并报告审核结果;

d)验证由审核结果导致的纠正措施的有效性;

e)整理、保存与审核有关的有效性;

f)协助受审核方制定纠正措施,并跟踪验证措施实施的有效性;

g)配合并支持审核组长的工作;

h)支持和改进所在部门管理体系的工作;

 

(三)内审员应具备的职责素养

内审员所从事的管理体系审核工作对质量管理体系的保持和改进起到监督作用,内审工作能否有效开展很大程度上取决于内审员是否具备相应的职业素养和能力。内审员应具备的职业素养要求包括以下几个方面:

 

要求一:

——有道德:即公正、可靠、忠诚、诚实和谨慎;

——思想开明:即愿意考虑不同意见或观点。

 

要求二:

——善于交往:即能够灵活地与人交往;

——善于观察:即能够主动地认识周围环境和活动;

——有感知力:即能够本能地了解和理解环境。

 

要求三:

——适应力强:即容易适应不同处境;

——坚定不移:即对实现审核目的坚持不懈。

 

要求四:

——明断:即能够根据逻辑推理和分析及时得出结论;

——自立:即能够在同其他人有效交往中独立工作并发挥作用。

 

要求五:

——坚韧不拔:能够采取负责任且合理的行动;

——与时俱进:愿意学习,并力争获得更好的审核结果。

要求六:

——文化第三:善于观察和尊重受审核方的文化;

——协调力:即能够有效地与其他人互动,包括审核组成员和受审核方人员。

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